Datenschutz für Notare

Vertrauen in das öffentliche Amt

Als öffentliche Stelle mit hoheitlichen Aufgaben genießen Notare ein hohes Vertrauen. Dies ist auch gerechtfertigt, denn in vielen Fällen gehen Notare mit sensiblen persönlichen Daten ihrer Klienten um. Die Vertraulichkeit und die Sicherheit dieser Daten ist in einer zunehmend digitalisierten Welt nicht mehr nur von der persönlichen Sorgsamkeit des Amtsinhabers sondern vielmehr von der Ausgestaltung der Kanzleiprozesse und der technischen Maßnahmen bei der Nutzung von Informationstechnik abhängig.

Technische Unzulänglichkeiten, Defekte aber auch Cyberangriffe von Hacking über Phishing bis hin zu social Engineering können die Vertraulichkeit von Daten oder deren Verfügbarkeit gefährden. Der Sicherheit der eingesetzten IT aber auch der Awareness der Kanzleimitarbeiter und -mitarbeiterinnen sollte daher großes Augenmerk geschuldet werden.

Genehmigte Verhaltensregeln

In Ihrer 125. Sitzung hat die Bundesnotarkammer Verhaltensregeln für Notare zum Datenschutz beschlossen, die im Mai 2022 vom Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit genehmigt wurden. In den Verhaltensregeln sind Vorschriften niedergelegt, die von allen Notaren eingehalten werden müssen und die die Anforderungen der DSGVO weiter für den Kanzleialltag konkretisieren.

Die Verhaltensregeln sind auf der Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz veröffentlicht: Hier können Sie eingesehen werden. Wir haben die Verhaltensregeln in eine übersichtliche Checkliste für Sie zusammengefasst. Dabei sehen Sie auf einen Blick, welche Regeln sind:

  • Muss-Regeln, die verbindlich eingehalten werden müssen
  • Soll-Regeln, die grundsätzlich eingehalten werden müssen, von denen aber je nach Sachlage auch begründet abgewichen werden kann, und
  • Kann-Regeln, die der Sicherheit und dem Datenschutz dienen, die aber in das Ermessen der einzelnen Kanzlei gestellt werden.
 

 

Die Umsetzung der genehmigten Verhaltensregeln erfordert eine Analyse des IST-Zustands und der Abweichungen vom geforderten Soll-Zustand. Dabei sollte man sich zuerst auf die MUSS-Regeln und anschließend auf die SOLL-Regeln konzentrieren. Die KANN-Regeln bearbeitet man zum Schluß.

Zur Umsetzung der Regeln bedarf es häufig auch technische und organisatorische Anpassungen des Kanzleibetriebs, bei denen eine kompetente Beratung durch Fachleute angezeigt ist. Ich selbst berate einige Notare als DSB und werde hier über unsere Erfahrungen mit der Umsetzung der Verhaltensregeln berichten.

Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin, wenn Sie mehr über die genehmigten Verhaltensregeln und deren Umsetzung in der Notarkanzlei erfahren möchten.